Tugas Kuliah

MAKALAH TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

BAB I

PENDAHULUAN

  1. LATAR BELAKANG

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.

Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :

  1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
  2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
  3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.

Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan di agram alir.

  1. RUMUSAN MASALAH

Seperti yang telah di uraikan pada latar belakang, maka penulis mengambil rumusan masalah sebagai berikut.

  1. Apa pengertian teknik sistem
  2. Bagaiman pengguna –pengguna teknik sistem
  3. Bagaimana jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi
  4. Bagaimana petunjuk menggambarkan di agram alir.
  1. TUJUAN PENULISAN

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah:

  1. Untuk mengetahui pengertian teknik sistem
  2. Untuk mengetahui pengguna –pengguna teknik sistem
  3. Untuk mengetahui jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi
  4. Untuk mengetahui petunjuk menggambarkan di agram alir.

BAB II

PEMBAHASAN

  1. PENGERTIAN TEKNIK SISTEM

  Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

  1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
  2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).
  3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
  1. PENGGUNA-PENGGUNA TEKNIK SISTEM
  2. penggunaan teknik-teknik sistem dalam auditing
  3. Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen. Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :

1)   Pengawasa lingkungan

2)   Sistem akuntansi

3)   Pengawasan prosedur.

Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

  1. Pengujian ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

  1. Kertas kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

  1. penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem
  2. Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

  1. Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

  1. Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

  1. JENIS-JENIS TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI

            Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasiantara lain:

  1. Diagram Arus Data

Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem.

  1. Bagan Alir (Flowchart)

Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

  1. Simbol-simbol Bagan Alir
  2. Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
  3. Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
  4. Input/Output merupakan Simbol yang menggambarkan alat/media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.
  5. Processing merupakan Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data.
  6. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
  7. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.
  8. Jenis-jenis Bagan Alir
  9. Bagan Alir Dokumen

Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.

  1. Bagan Alir Sistem

Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana komunikasi yang efektif diantara para pekerja.

  1. Bagan Alir Program

Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan logika program komputer atau modul.

  1. Bagan Konfigurasi Komputer

Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.

  1. Bagan Struktur

          Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat.

  1. Tabel Keputusan

          Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan. Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.

  1. Keunggulan Tabel Keputusan
  2. Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input.
  3. Mampu menangani lebih banyak alternatif.
  4. Kelemahan Tabel Keputusan
  5. Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
  6. Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.
  1. Bagan Manajemen Proyek

Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram jaringan.

  1. PETUNJUK MENGGAMBARKAN DIAGRAM ALIR

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.

  1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.
  2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
  3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
  4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya: -“Persiapkan” dokumen “Hitung” gaji.
  5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.
  6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
  7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.

Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di makalah ini, yaitu sebagai berikut ini.

  1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
  2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
  3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
  4. Bagan alir program (program flowchart).
  1. Systems Flowchart

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.

Simbol Nama Fungsi
Proses / Langkah Menyatakan kegiatan yang akan ditampilkan dalam diagram alir.
Titik Keputusan Proses / Langkah dimana perlu adanya keputusan atau adanya kondisi tertentu. Di titik ini selalu ada dua keluaran untuk melanjutkan aliran kondisi yang berbeda.
Masukan / Keluaran Data Digunakan untuk mewakili data masuk, atau data keluar.
Terminasi Menunjukkan awal atau akhir sebuah proses.
Garis alir Menunjukkan arah aliran proses atau algoritma.
Kontrol / Inspeksi Menunjukkan proses / langkah dimana ada inspeksi atau pengontrolan.
  1. Document Flowchart

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

  1. Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

  1. Program Flowchart

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Berikut contoh bagan alir program

  1. Pocess Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart)merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima buah simbol tersendiri. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan. Berikut contoh bagan alir proses.

BAB III

PENUTUP

  1. KESIMPULAN

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu.

  1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
  2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem.
  3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini.

  1. SARAN

Semoga isi dalam makalah ini bisa memberikan kita pemahaman tentang cara mendokumentasika sebuah sistem dan berguna nantinya ketika kita ingin membuat atau merencanakan sebuah sistem.

DAFTAR PUSTAKA

http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-teknik-teknik-sistem.html

http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html

http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html

http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknik-dokumentasi-dan-penyusunan-sistem.html

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/pengembangan-sistem-dan-teknik-dokumentasi/

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s